Quels sont les frais et tarifs d’un secrétariat social ?

Déléguer certaines tâches administratives comme la gestion comptable ou le volet social de votre entreprise a un prix, mais quel gain de temps tant ce travail est fastidieux ! Découvrez quels sont les tarifs pratiqués par les secrétariats sociaux en Belgique.

Mais qu’est-ce que le secrétariat social au juste : un service, une gestion, une comptabilité ?

Un service dédié aux entreprises

Ils sont plusieurs organismes agréés par le Service Public Fédéral Sécurité Social à proposer leurs services pour réaliser les tâches administratives inhérentes à tout employeur : administration salariale, rédaction d’un contrat, gestion du personnel, volet comptable… Un établissement indépendant doit compter sur un coût à l’année pour ces prestations indispensables et gages de sécurité, fiabilité et efficacité.

Quels services exactement ?

Les prestations sont nombreuses, autant que la liste des obligations administratives fastidieuses qui grignotent le planning du travailleur :

• Le volet comptable social : calcul des salaires, création des fiches de paie
• La gestion des employés entre embauches et départs
• Tout contrat, déclaration ou document obligatoire
• Les déclarations fiscales, de TVA et les calculs des charges et provisions
• Le conseil juridique et l’assistance en cas de litiges

Parlons comptabilité

Ce service met en place et organise la comptabilité de tout employeur : tenue des comptes, établissement des comptes annuels et situations intermédiaires, déclarations fiscales, TVA et Intrastat, publication des comptes et dépôt au registre de commerce et des sociétés et commissariat au compte pour ce qui est des sociétés dont la forme juridique le nécessite. Les missions réservées aux experts-comptable sont assurées par ces organismes.

Les formalités sociales

Prélèvements sociaux, changements annuels, mises à jour des logiciels, formulaires en ligne, déclarations obligatoires : les formalités autour des fiches de paie et du calcul des salaires sont devenues complexes et nécessitent une attention toute particulière. L’organisation prévue au sein du secrétariat prévoit l’affiliation et la désaffiliation du personnel auprès de la Sécurité sociale, en plus de s’occuper des déclarations salariales et de maladie. Ces volets sont complétés par les demandes patronales au service de Santé au Travail et le contrôle des listes de présence (temps de travail, absences, congés, maladie, jours fériés…) mais pas seulement : sont assurées les demandes de remboursement des aides à l’emploi et à l’apprentissage et de chômage partiel.

Des services qui ont un coût et ses tarifs libres

Il est difficile de donner un prix clé en main entre forme juridique de la société, présence ou non d’employés, leur nombre et surtout savoir quels services l’employeur souhaite-t-il externaliser. Qui plus est, en cas de lancement d’une entreprise, les coûts inhérents à sa création seront en sus.

Prenons un exemple

Une entreprise compte 50 employés et mandate un secrétariat social en Belgique pour s’occuper de la gestion du personnel : elle devra provisionner de 12 000 à 15 000 euros de frais annuels pour ce service et devra compter 1 500 euros en plus pour l’achat d’un logiciel. Ce tarif ne comprend pas les frais liés à l’établissement de certains documents de gestion des ressources humaines. Autre paramètre et non des moindres : l’organisme social que vous choisissez pour vos employés fait varier le coût de la prestation.

Les critères qui font varier le coût global : à chacun sa formule

• Le nombre d’employés avec des paliers : de 1 à 5, puis des équipes de moins de 35 personnes, de moins de 250 personnes ou plus.
• La forme juridique de votre société : société proprement dire, société en formation, organisme public, association, travailleur indépendant ou en freelance, profession libérale…
• Le secteur d’activité de votre entreprise : commerce, fabrication, HoReCa, médical, paramédical ou autre.
• Les dossiers que vous souhaitez confier au secrétariat : la comptabilité en totalité, le volet fiscal uniquement, certaines déclarations annuelles, la gestion RH, le contrôle du personnel… On peut aussi avoir dans son entreprise des compétences que l’on préfère ne pas déléguer.
• Des secrétariats proposent un service de domiciliation d’entreprise avec un agent domiciliataire, la fourniture d’une adresse et de bureaux (de personnel également), l’organisation des réunions et assemblées et la tenue et mise à jour des registres règlementaires.

Les différents frais en chiffres

90% des entreprises choisissent aujourd’hui le secrétariat social tant leur aide est précieuse en termes de formalités sociales et juridiques. Aussi, certains coûts sont à connaître, car ils sont incontournables tandis qu’ils vous assurent être parfaitement en règle au regard de la loi. De quoi dormir tranquille…

• Tout d’abord, il est obligatoire d’enregistrer votre société à la BCE ou Banque Carrefour des Entreprises pour s’affilier à une caisse d’assurance sociale. Cette inscription s’élève à environ 90 euros hors TVA.
• Ensuite, même s’il est difficile de chiffrer exactement le montant de ces incontournables, on peut lister ce que l’employeur doit prévoir : le tarif d’entrée, un prix fixe mensuel et un prix par employé et coût salarial.
• Enfin, les frais de gestion qui varient de 3 à 4% des cotisations dues à la Sécurité sociale et qui correspondent aux services afférents aux déclarations et comptabilité des salaires.

Quels sont les avantages pour une telle assistance ?

De multiples avantages pour l’employeur

D’une part, l’ensemble des formalités et pointages suppose des connaissances approfondies en droit du travail. Le personnel est constamment formé aux mises à jour des législations et calculs des cotisations et prestations. Vous n’aurez non seulement plus à vous soucier des échéances de paiement de la paie et des cotisations, mais en plus, vos fiches de salaires seront parfaitement exactes, sans manque ni trop payé ; de quoi éviter les sanctions financières et amendes coûteuses.

D’autre part, la gestion quotidienne d’une équipe de travail est un vrai défi pour l’employeur. En plus de confier toutes vos tâches administratives et par conséquent, disposer de temps pour vous consacrer à votre fonction, l’externalisation du volet RH fait régner la paix sociale dans votre entreprise : vous bénéficiez d’un système structuré et d’un accompagnement sociojuridique.

Enfin, mandater un secrétariat social permet à l’entreprise de se décharger d’un certain nombre de travaux de bureau comme la rédaction de lettres, la gestion du courrier ou la tenue de dossiers auprès des autorités locales.

Des avantages pour le travailleur et les pouvoirs publics

Une organisation carrée et connue de tous dès l’embauche offre un cadre rassurant quant à sa rémunération et ses déclarations. Le salarié sait que ses droits sont respectés. Par ailleurs, l’externalisation des tâches déclaratives offre un taux de perception élevé aux pouvoirs publics : l’administration des calculs salariaux, cotisations et gestion du personnel est un moyen efficace de lutter contre le travail illégal.