Quels critéres pour choisir son secrétariat social en Belgique ?

Institution spécifique à la Belgique, le secrétariat social est une structure appelée au service de l’entreprise ou du travailleur indépendant. Son rôle est de s’occuper de tous les aspects liés à l’administration, à la gestion du personnel, aux questions sociales et juridiques. Son importance est telle qu’en Belgique, les neuf dixièmes des entreprises ont recours à leurs prestations et en tirent de réels bénéfices. Faisons un petit tour d’horizon des multiples atouts offerts par un secrétariat social et des qualités dont il doit faire preuve dans l’exercice de ses fonctions.

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Une panoplie d’avantages

Pourquoi autant d’entreprises font-elles confiance à un secrétariat social ? La réponse réside dans l’avantage qu’elles trouvent à être soulagées d’un grand nombre de tâches liées au personnel et à l’administration, telles que cotisations, déclarations ou gestion des salaires, désormais confiées à des professionnels externes. Tous les profils que requièrent un tel service – comptable, juriste ou secrétaire – sont réunis pour mener à bien cet accompagnement. En tant qu’entreprise, quels que soient votre statut et votre secteur d’activité, vous pouvez déléguer tous ces aspects à ce partenaire privilégié et vous consacrer entièrement à l’objet principal de votre société.

Salaires et salariés

Le premier domaine que le secrétariat social a pour mission de gérer est celui des ressources humaines. Il assure le calcul et le paiement des salaires pour chaque employé, de même que le versement des primes, suppléments de rémunération, indemnités ou préavis éventuels. Dans le même registre, il s’occupe des procédures liées à l’activité des salariés, à savoir les périodes de congés, les absences ou les retards, ou encore les cas d’incapacité. Le cas échéant, il peut même assister la société dans le recrutement du personnel et la gestion des besoins en formation. Il est disponible pour renseigner l’employeur et les salariés sur leurs droits et obligations respectifs.

Formalités administratives

L’émission de tous les documents relatifs aux salariés est du ressort du secrétariat social. Il s’agit en premier lieu des fiches de paie, de la rédaction de chaque contrat de travail ou de ses avenants. Si vous êtes travailleur indépendant, vous bénéficiez des mêmes services pour le règlement des formalités que toute entreprise a l’obligation d’accomplir, comme le calcul des cotisations destinées à la sécurité sociale, ou la déclaration adressée à l’administration fiscale. Couverture sociale, assurance contre la faillite, droit au remboursement, sont autant d’éléments dont le suivi est pris en charge. Le secrétariat social joue ici le rôle de caisse d’assurance sociale, obligatoire pour tout travailleur exerçant en Belgique. Il veille bien entendu au respect des échéances légales de paiement et décharge l’entreprise des soucis liés à leur conformité avec la loi.

Le volet juridique

Le secrétariat social étend ses compétences dans la connaissance de la législation, ce qui lui permet de résoudre toute question juridique relative à l’emploi des salariés. Grâce à son expertise dans le droit du travail et son évolution, il est en mesure d’apporter les éclaircissements utiles dans les exemples concrets touchant au rapport entre le salarié et son employeur. Ces questions peuvent concerner aussi bien la procédure d’embauche ou de licenciement que le déroulement du contrat de travail.

Les critères d’un choix judicieux

Il existe près de quarante organismes de secrétariat social en Belgique. Choisir l’un d’entre eux, c’est s’engager dans un partenariat de longue durée, dans un climat de confiance réciproque. Autant dire qu’un bon discernement doit être opéré pour distinguer celui qui vous correspondra et servira au mieux les intérêts de votre entreprise. Au-delà des compétences de base, quelles qualités doivent-elles être mises en avant, susceptibles d’éclairer votre choix ?

Conseil et anticipation

Plus l’organisme connaîtra les rouages de votre société et sera familiarisé avec son fonctionnement, plus il sera en mesure de prévenir les risques et de vous proposer des pistes d’amélioration pertinentes. Un bon cabinet se doit d’être au fait de l’actualité la plus récente du droit du travail. Il pourra alors aisément vous mettre en garde contre les risques de sanction financière et vous suggérer les moyens concrets d’y faire face. Vous avez ainsi l’assurance d’être en tout point en conformité avec la loi du travail.

Les petits plus

Vous pourrez trouver, parmi les divers services proposés, celui qui vous rejoindra directement dans vos préoccupations. Par exemple, considérons que nombre d’entreprises développent leur activité à l’international. Pour répondre à ce défi, un secrétariat social peut proposer dans ses prestations la traduction des documents administratifs dans diverses langues. Un tracas de moins pour l’employeur ayant fréquemment affaire à l’étranger ! La rapidité des services, la clarté des échanges et la disponibilité sont autant d’avantages qui faciliteront vos rapports, et qui vous aideront à libérer le temps dont vous avez besoin pour vous consacrer au cœur de votre activité professionnelle.

Comparer pour choisir

Une démarche naturelle consiste à comparer certes les prix, mais aussi et surtout les offres et services. Certains secrétariats sociaux sont davantage spécialisés dans l’accompagnement des travailleurs indépendants, d’autres comptent de grosses sociétés parmi leurs références. Pour trancher devant les atouts indéniables que chaque secrétariat social possède, les avis extérieurs sont les bienvenus. Consultez l’un de ces organismes afin de sonder leurs entreprises clientes, surtout si elles font partie du même secteur professionnel ou présentent des similitudes de fonctionnement ! C’est un très bon moyen de recueillir à leur expérience en la matière et de vous faire une opinion plus solide. Les avis de la presse spécialisée, ainsi que l’étude du site web dédié à chacun des secrétariats sociaux, ne sont pas à négliger. Et une fois l’accord conclu, faites un bilan régulier de votre collaboration !

Vous avez tout à y gagner !

Prendre à sa charge la gestion de vos tâches administratives et vous libérer un temps précieux, voilà la raison d’être du secrétariat social, expert en ressources humaines. Certes, il n’y a là rien d’obligatoire, mais si 90 % des sociétés de Belgique font confiance à l’un d’eux, pourquoi s’en passer ? Travailleur indépendant ou bien employeur, prenez le temps de susciter un accompagnement personnalisé, au plus près de vos attentes. Au-delà de la tranquillité d’esprit que recherche tout travailleur, l’impact de cette collaboration se traduira par un meilleur climat au sein de votre société et, par ricochet, de plus belles perspectives de rentabilité !

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« Grâce à votre équipe, j’ai pu comparer les prix des différents secrétariats sociaux en Belgique et recevoir des informations sur-mesure »

– Thomas B.

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