Les étapes pour changer de secrétariat social en Belgique

L’affiliation à un secrétariat social est devenue un service très prisé par les entreprises en Belgique. En plus d’être un conseiller, cet organisme se présente aussi comme un partenaire qui contribue à l’expansion de votre société. Si votre prestataire semble ne plus être à la hauteur de vos attentes, sachez qu’il est parfaitement possible de le remplacer. Mais quelles sont les étapes à suivre ?

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Secrétariats sociaux : missions et utilité

En Belgique, près de 9 structures sur 10 ont recours à un secrétariat social, et ce n’est pas sans raison. Service permettant de confier l’administration des salaires à un véritable expert, il s’avère indispensable lorsque l’expansion de votre activité prend de l’ampleur.

Comment le secrétariat social aide-t-il les employeurs ?

Par définition, il s’agit d’un organisme qui est en charge de plusieurs tâches administratives pour le compte d’une société ou d’un employeur. Ses missions englobent une combinaison de services relatifs à l’administration des ressources humaines, la gestion du personnel et les conseils sociojuridiques.

Parmi les procédures assurées par les secrétariats sociaux, citons par exemple :

  • Le calcul des salaires : précompte professionnel, primes, indemnités, etc.
  • La perception et le paiement des cotisations sociales puis précompte.
  • La gestion des congés et arrêts maladie, incapacité de travail, etc.
  • L’assistance pour les procédures spécifiques : recrutement, licenciement, absentéisme…

Pour information, le secrétariat social assure à la fois le rôle d’un guichet d’entreprises (prestations pour l’enregistrement, les permis et autorisations) et celui d’une caisse d’assurances sociales (collecte des cotisations de sécurité sociale pour les indépendants). Ainsi, il peut aussi bien intervenir auprès d’une grande structure qu’une entreprise individuelle.

Quels sont les avantages d’une affiliation à cet organisme ?

Même si s’affilier à un secrétariat social n’est pas une obligation, il s’avère cependant essentiel pour garantir le bon fonctionnement de votre entreprise.

D’abord, vous serez délesté de toutes les contraintes liées à la gestion de la paie, mais aussi les déclarations fiscales. Étant donné que des experts s’occupent de ces éléments, vous pourrez vous concentrer sur d’autres missions plus importantes. Avec cet organisme, vous évitez également les erreurs de calcul et les retards de paiement.

Par ailleurs, les conseils de ces experts seront indispensables pour mieux comprendre vos droits et obligations. Vous pouvez ainsi être sûr de respecter la législation et éviter par la même occasion les sanctions.

Quand et pourquoi changer de secrétariat social ?

L’assistance d’un secrétariat social est primordiale pour un employeur, car elle permet de se focaliser sur l’expansion de sa structure. C’est pourquoi cet organisme devient un véritable partenaire de développement pour l’entreprise.

Seulement, il peut arriver que votre prestataire actuel ne soit plus en mesure de répondre à vos attentes. Cette situation peut résulter de plusieurs cas de figure :

  •  Ligne de conduite, objectifs et délais non respectés ;
  • Découverte d’autres offres de secrétariats sociaux plus adaptées à vos conditions ;
  •  Solutions RH inappropriées à la croissance de votre activité : outils RH obsolète, logiciels inadaptés, etc.
  • Tarifs non conformes à votre budget.

Ainsi, remplacer son secrétariat social s’avère impératif pour garantir le développement de votre structure et le bon fonctionnement de votre administration.

Comment se passe la procédure pour le changement ?

Cette démarche est connue pour être complexe. Outre les délais à respecter, les démarches pour le transfert du dossier sont également assez lourdes. Sachez néanmoins que cette étape peut être prise en charge par le nouveau cabinet. Dans ce cas, vous devez seulement respecter les clauses de l’ancien contrat pour être dans les règles.

Étape 1 : choisir un nouveau prestataire

La première chose à faire consiste à sélectionner les prestataires pouvant remplacer l’organisme qui collabore avec vous actuellement. Pour ce faire, suivez ces étapes :

  •  Identifiez les failles de votre partenaire actuel, car elles vous aideront lors de la recherche.
  •  Privilégiez les organismes les plus connus dans votre région afin de bénéficier de services professionnels et réactifs.
  •  Appelez pour un entretien en vue de connaître les offres adaptées à vos besoins et obtenir un devis.
  •  Accordez plus d’attention pour les prestations proposées : le gestionnaire de votre dossier, les outils utilisés et les services (secteur d’activité de prédilection).

Bien entendu, vous devez poser un maximum de questions. Ceci, afin de vous assurer que l’offre de prestation réponde parfaitement aux besoins de votre entreprise et votre secteur d’activité. 

Étape 2 : résilier votre contrat d’affiliation actuel

Après avoir sélectionné l’organisme pouvant répondre à vos exigences, vous devez résilier le contrat avec votre ancien secrétariat social. Attention, ce type d’engagement implique un délai de préavis qui sera mentionné dans vos documents. Ainsi, suivez respectueusement ces étapes :

  • Consultez le contrat pour connaître la durée minimale (généralement 3 ans) à respecter avant tout changement.
  • Tenez compte du délai de préavis (environ 6mois) pour aviser votre secrétariat actuel quant à la résiliation.
  • Envoyez une lettre de résiliation en fonction du délai à respecter.

Étape 3 : comparer les offres pour mieux choisir

Lors d’un tel changement, le tarif est un point à ne pas négliger. Afin de trouver une proposition qui rentre dans votre budget, nous recommandons d’effectuer une comparaison des offres qui se présentent à vous. Cette démarche se fait généralement en ligne via des sites comparatifs dédiés. La plupart de ces plateformes sont gratuites. Ainsi, vous n’aurez pas à vous engager ou à payer pour connaître le tarif et les prestations proposées.

Après avoir rempli un formulaire, vous allez recevoir un ou plusieurs devis gratuits provenant des secrétariats sociaux à même de répondre à vos attentes. Après quoi, le choix sera plus facile, tout comme la procédure de changement qui sera entièrement à la charge du nouveau cabinet.

Les considérations à prendre en compte lors du changement de secrétariat en Belgique

Lorsqu’une entreprise ou une organisation change de secrétariat en Belgique, plusieurs points sont à considérer afin de garantir une transition fluide.

Vous devez vous assurer que les employés du nouveau secrétariat disposent des connaissances et des capacités nécessaires. Cela est dans le but de garantir qu’il n’y aura aucun problème sur la gestion des tâches et des responsabilités qui leur seront attribuées.

  • Établissez ensuite un calendrier clair concernant la transition tout en veillant à ce que toutes les parties prenantes soient informées des changements à venir et les dates clés.
  • N’oubliez pas les implications fiscales du changement de secrétariat tout en mettant à jour les documents importants et les contrats.
  • Enfin, communiquez proactivement avec les clients et les partenaires de l’entreprise concernant la transition afin de minimiser les désagréments au niveau des opérations quotidiennes.
  • En prenant en considération ces points importants, le changement de secrétariat se déroulera de manière fluide et avec succès.

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– Thomas B.

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